Những yếu tố góp phần tạo nên một sự kiện thành công

Sự phát triển của những công nghệ mới, những tin tức được cập nhập liên tục trên truyền thông đa phương tiện có tác động không nhỏ đến hành vi, chiến lược kinh doanh hay hoạt động của các doanh nghiệp – tổ chức. Theo đó, ngành sự kiện cũng ghi nhận những biến chuyển và bài học thực tiễn để các doanh nghiệp kiện toàn kế hoạch sự kiện của mình. Bên cạnh những giá trị mới mẻ (thường thuộc về khía cạnh công nghệ), vẫn có những yếu tố nền tảng quan trọng nhưng dễ bị nhà tổ chức bỏ qua. Một số yếu tố sau giúp nhà hoạch định sự kiện hay phía doanh nghiệp “căn chỉnh” tối ưu hơn về hiệu quả lẫn ngân sách cho chiến lược sắp tới.

Ứng dụng công nghệ

Khái niệm “công nghệ” không chỉ được giải nghĩa ở những liệt kê cố định, vì thế không thể “tái sử dụng” lại dàn bài của một bản kế hoạch cũ nào đó mà không có sự cập nhập, chỉnh sửa mới. Nếu VR (Virtual Reality- thực tế ảo) đã không còn xa lạ trong các sự kiện, thì AR (Augmented Reality – thực tế tăng cường) – tương tác kết hợp thực và ảo, khai phóng không gian hiện thực đang được quan tâm.

Ngoài những công nghệ trình diễn ấn tượng trên, sự lên ngôi của những ứng dụng chăm sóc trải nghiệm người tham dự là hình thức tiếp cận với ngân sách “dễ chịu” hơn. Các công cụ cập nhập thời gian thực trên nền tảng mạng xã hội như: Live stream, video 360 độ, hay hệ thống “social-media-walls” (màn hình hiển thị nội dung liên quan thông qua hệ thống hashtag) đang dần được xem như những yếu tố cần có. Đối với các sự kiện hội thảo, diễn đàn, nhà tổ chức đã có thể tự thiết lập ứng dụng sự kiện qua những công cụ như: Pathable, Whova, FestApp…

Yếu tố giải trí

Không chỉ là nét điểm xuyến phụ họa cho dòng chương trình, các yếu tố giải trí còn được mượn làm công cụ chính để quảng bá trong giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện, lẫn gia tăng tương tác, đưa sản phẩm, dịch vụ, thông điệp đến gần hơn với người tham dự.

Màn trình diễn của những ngôi sao, biến sân khấu thành một sàn khiêu vũ khởi động trước hội nghị, những cái bắt tay phối hợp với đối tác, thương hiệu khác đem đến sự kiện nhiều hoạt động, gian hàng, quà tặng hơn…

Xu hướng xanh

Xu hướng xanh chỉ thật sự có ý nghĩa khi đó không chỉ là sự “xanh xu hướng” nhất thời, mà phải đến từ ý thức “xanh bền vững”. Dù sự kiện của bạn được tổ chức với quy mô lớn hay nhỏ, có rất nhiều phương thức chúng ta có thể áp dụng để giảm thải bớt tác động tiêu cực đến môi trường, tiết kiệm chi phí tổ chức hay lan truyền những thông điệp tích cực. Các nhà hoạch định sự kiện ngày nay truyền đi thông điệp qua những hành động thiết thực, như sử dụng nguồn vật liệu tái chế trong thi công hạng mục, vay mượn các yếu tố tự nhiên xứng tầm cho chủ đề sự kiện (thường thấy trong các chương trình nghệ thuật, triển lãm, trình diễn thời trang gần đây).

Bên cạnh đó, giải pháp chọn những “túi quà số” – chứa đựng mã code, voucher khuyến mãi, file tài liệu… làm quà tặng cho khách tham dự thay vì những vật phẩm, ấn phẩm thông thường cũng đang được áp dụng nhiều hơn

Những khoảng nghỉ cần thiết

Đối với các hội nghị, hội thảo với thời lượng trải dài từ một đến nhiều ngày liên tiếp, khoảng nghỉ giữa giờ thật sự đáng mong chờ, thế nên đừng để các vị khách của bạn thất vọng. Bên cạnh những bữa tiệc dùng bữa trưa hay tiệc tối, hãy tạo thêm thời gian đan xen để giao tiếp, kết nối mối quan hệ và nạp năng lượng với các không gian cho tiệc tea-break, finger-food hoặc cocktail đa dạng giữa giờ

Địa điểm tổ chức

Tính đột phá của địa điểm tổ chức nằm ở trong cả “phần cứng” – là nền tảng kiến trúc bền vững được hoạch định ngay từ khi bắt đầu, với những tiên liệu đúng đắn đón đầu xu hướng tương lai, lẫn “phần mềm” là sự nắm bắt nhu cầu, hiểu rõ nhà tổ chức để cập nhập, chuyển hóa thành những dịch vụ có chất lượng.

GEM Center đi theo hướng “đột phá” này. Tòa công trình 10.000m2 với “ngoại hình” đẹp mắt và sở hữu “tọa độ vàng” ngay tại trung tâm Sài Gòn. Khả năng hiện thực hóa đa dạng nhiều nguồn ý tưởng sáng tạo của nhà tổ chức được thể hiện rõ nét qua công năng ấn tượng. Đó là 2 đại sảnh rộng lớn có thể linh hoạt phục vụ lên đến 3.800 thực khách cùng một lúc, 10 sảnh nhỏ được tích hợp cho các nhu cầu sự kiện đa dạng khác, hệ thống móc treo trần có tổng trọng tải lên đến 140 tấn, thang vận chuyển đưa ôtô vào tất cả các sảnh, hệ thống ghế nhà hát di động…

Không chỉ gây ấn tượng với những ấn tượng bề mặt, giá trị nội tại tạo nên sự hoàn hảo của những sự kiện tổ chức tại GEM Center còn được đem đến qua chất lượng dịch vụ nằm ở yếu tố con người. Phong cách ẩm thực kết hợp tinh tế, liền lạc giữa nhiều nền ẩm thực khác nhau tạo nên sự thân thiện đến những vị khách quốc tế lẫn nội địa. Đội ngũ hoạch định sự kiện của GEM Center cũng nắm rõ những nhịp chuyển trong quá trình tổ chức để đưa ra những kế hoạch, trợ giúp kịp thời và sát sao nhất. Nơi đây có những chuẩn mực cao cấp để chăm sóc trải nghiệm của khách tham dự – giúp nhà tổ chức thu nhận chỉ số hài lòng cho sự kiện của mình.